Innledning

1. Hjemmel

Kommunestyret fastsetter selv et reglement med nærmere regler for saksbehandlingen i folkevalgte organer, jf. kommuneloven § 11-12.
Kommunestyret fastsetter selv et reglement for hvordan vedtaksmyndighet og innstillingsrett skal delegeres. Dette skal gjøres innen 31. desember året etter at kommunestyret ble konstituert. Det sist fastsatte reglementet og eventuelle andre vedtak om delegering og innstillingsrett gjelder inntil et nytt reglement er fastsatt. Jf. kommuneloven § 5-14.

2. Møteprinsippet, jf. kommuneloven § 11-5.

Folkevalgte organer skal behandle saker og treffe vedtak i møter. Alle har som hovedregel rett til å være til stede i møter i folkevalgte organer. I enkelte tilfeller foreligger plikt til å lukke møtet, og i enkelte tilfeller kan det folkevalgte organet velge å lukke møtet. Se nærmere om dette i punkt 15 nedenfor.

3. Valg og sammensetning

Kommunestyret har 55 medlemmer som velges av kommunens stemmeberettigede innbyggere etter regler fastsatt i valgloven.

Formannskapet har 15 medlemmer som velges av og blant kommunestyrets medlemmer.

Hovedutvalgene har 11 medlemmer hver som velges av kommunestyret. Utvalgenes medlemmer skal i størst mulig grad velges blant kommunestyrets medlemmer.

Kontrollutvalget har 5 medlemmer som velges av kommunestyret. Minst 1 medlem skal være medlem av kommunestyret. Den som velges til leder av utvalget kan ikke være medlem av samme parti eller tilhøre samme gruppe som ordfører. Se nærmere om valg til kontrollutvalget i kommuneloven § 23-1.

Partssammensatt utvalg har 9 medlemmer. Kommunestyret velger 6 medlemmer. Disse skal utgå fra kommunestyret, og som hovedregel også være medlemmer av formannskapet. Arbeidstakere i kommunen kan ikke være arbeidsgiverrepresentanter. 3 medlemmer velges etter forholdstallsprinsippet av og blant fagforeningene.

Arbeidsgiverutvalget har 6 medlemmer. Medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder i partssammensatt utvalg er også medlemmer, varamedlemmer, leder og nestleder i arbeidsgiverutvalget.

Valgstyret: Formannskapets medlemmer og varamedlemmer velges som medlemmer og varamedlemmer til valgstyret. Dette kan fravikes dersom det er nødvendig for å oppfylle kravene om kjønnsbalanse.

Klageutvalget har 5 medlemmer. Medlemmene velges av kommunestyret, og skal som hovedregel også være medlemmer av formannskapet.

Vilt- og fiskeutvalget har 5 medlemmer som velges av kommunestyret. Utvalget skal være sammensatt av personer med god kompetanse innen vilt og fisk, geografisk lokalkunnskap og kjennskap til relevante frivillige organisasjoner.

Sakkyndig nemnd for eiendomsskatt har 3 medlemmer (leder, nestleder og ett medlem) valgt av kommunestyret til å verdsette eiendommer i Lillestrøm kommune på bakgrunn av forslag fra tilsatte eller engasjerte befaringsmenn, jf. eiendomsskatteloven § 8A-3(4). I tillegg velges tre varamedlemmer. Medlem av formannskapet kan ikke være med i den sakkyndige nemnd, jf. eiendomsskatteloven § 21.

Klagenemnd for eiendomsskatt har 3 medlemmer (leder, nestleder og ett medlem) valgt av kommunestyret til å behandle klager over utskriving av eiendomsskatt, jf. eiendomsskatteloven § 20. I tillegg velges tre varamedlemmer. Medlem av formannskapet kan ikke være med i klagenemnda, jf. eiendomsskatteloven § 21.

Eldrerådet har 9 medlemmer som velges av kommunestyret. 6 av medlemmene er brukerrepresentanter og 3 er politikere. Alle medlemmer velges med personlig varamedlem. I henhold til forskrift om medvirkningsordninger § 3 har organisasjoner som representerer eldre rett til å fremme forslag om medlemmer før disse velges av kommunestyret, og leder og nestleder velges blant medlemmene av rådet selv. Flertallet av medlemmene i eldrerådet skal på valgtidspunktet har fylt 60 år, jf. Kommuneloven § 5-12.

Råd for personer med funksjonsnedsettelse har 9 medlemmer som velges av kommunestyret. 6 av medlemmene er brukerrepresentanter og 3 er politikere. Alle medlemmer velges med personlig varamedlem. I henhold til forskrift om medvirkningsordninger § 3 har organisasjoner som representerer personer med funksjonsnedsettelse rett til å fremme forslag om medlemmer før disse velges av kommunestyret, og leder og nestleder velges blant medlemmene av rådet selv.

Ungdomsrådet består av minimum 9 medlemmer som velges av kommunestyret. I henhold til forskrift om medvirkningsordninger § 3 har organisasjoner som ungdom rett til å fremme forslag om medlemmer før disse velges av kommunestyret, og leder og nestleder velges blant medlemmene av rådet selv. Medlemmene skal på valgtidspunktet ikke ha fylt 19 år, jf. Kommuneloven § 5-12.

Inkluderingsutvalget består av 9 medlemmer som velges av kommunestyret. Alle medlemmer velges med personlig varamedlem. Ett av medlemmene skal velges av og blant kommunestyrets medlemmer. Flertallet av utvalgets medlemmer skal ha minoritetsspråklig/flerkulturell bakgrunn. Både organisasjoner og innbyggere kan foreslå kandidater. Kommunelovens bestemmelser om kjønnsbalanse skal følges. Funksjonstiden følger kommunevalgperioden.
Leder og nestleder velges blant medlemmene av utvalget selv.

4. Kommunestyrets oppgaver og rolle, jf. kommuneloven § 5-3 og § 22-1.

Kommunestyret er det øverste organet i kommunen. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen hvis ikke noe annet følger av lov. Kommunestyret kan delegere myndighet til å treffe vedtak til andre folkevalgte organer, ordfører eller kommunedirektøren innenfor rammene av kommuneloven eller annen lov.

Kommunestyret har det øverste ansvaret for å kontrollere kommunens virksomhet, og kan kreve at enhver sak legges frem til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret kan omgjøre vedtak som er truffet av andre folkevalgte organer eller administrasjonen, hvis disse selv kunne omgjort vedtaket.

5. Formannskapet, jf. kommuneloven §5-6

Formannskapet innstiller til kommunestyrets vedtak i økonomisaker og til skattevedtak og kan få tildelt vedtaksmyndighet i alle saker hvis ikke annet følger av lov, jf. kommuneloven § 5-6 siste ledd.

Formannskapet behandler forslag til løpende kommuneplanlegging med sikte på å samordne samfunnsutviklingen i kommunen.
Formannskapet innstiller i alle saker som skal til kommunestyret, med unntak av valg, saker fra kontrollutvalget, forespørsler til kommunestyrets møter, innbyggerforslag (jf. kml § 12-1), krav om lovlighetskontroll av kommunestyrets vedtak (jf. kml § 27-1), rapporter fra oppgaveutvalg (jf. reglement for oppgaveutvalg) og andre saker som det måtte følge av lov eller forskrift at kommunestyret behandler uten formannskapet innstilling.

6. Utvalg, jf. kommuneloven § 5-7

Utvalgene behandler de saker kommunestyret har gitt det fullmakt til å behandle og/eller avgjøre, jf. kommuneloven § 5-7 andre ledd andre og tredje punktum.
Utvalgene innstiller i saker som skal til overordnet folkevalgt organ.

7. Råd, jf. kommuneloven § 5-12

Rådene har rett til å uttale seg i saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelser og ungdom, jf. Kommuneloven § 5-12 fjerde ledd. Rådenes uttalelser følger sakene i den videre politiske behandlingen.

Rådsledere eller deres stedfortreder gis 5 minutters taletid i begynnelsen av kommunestyret for å legge frem rådets syn på saker/temaer som faller innenfor deres ansvarsområde. Rådsledere deltar ikke i ordskiftet i de respektive saker.

8. Saksforberedelse

Kommunedirektøren skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Utredningen skal gi et faktisk og rettslig grunnlag for å treffe vedtak, jf. kommuneloven § 13-1 andre ledd.
Kommunedirektøren skal påse at vedtak som treffes av folkevalgte organer, blir iverksatt uten ugrunnet opphold. Hvis kommunedirektøren blir oppmerksom på faktiske eller rettslige forhold som har sentral betydning for iverksettingen av vedtaket, skal han gjøre det folkevalgte organet oppmerksom på dette på en egnet måte. Jf. kommuneloven § 13-1 tredje ledd.
Saksfremlegg skal som hovedregel inneholde et forslag til vedtak, eller flere alternative forslag til vedtak. Dersom kommunedirektøren ikke fremmer et forslag til vedtak, må dette begrunnes.
Saken er avsluttet, og saksfremlegg kan ikke endres, idet saksfremlegget er godkjent av kommunedirektøren og oversendt til behandling i folkevalgt organ. Kommunedirektøren har rett og plikt til å rette mulige feil eller gi relevant tilleggsinformasjon. Slik informasjon gis i eget notat eller fremmes som en tilleggssak.

9. Politisk sekretariat

Politisk sekretariat skal bidra til gode politiske prosesser, tilrettelegge arbeidet i folkevalgte organer og bistå politisk ledelse. Det skal dekke sekretariatsfunksjonene for de folkevalgte organer.
Politisk sekretariat sørger bl.a. for at det innkalles til møter i folkevalgte organer, at saksliste og saksdokumenter gjøres tilgjengelig, at protokoller føres og oppbevares på betryggende måte.
Saksdokumentene oppbevares i samsvar med arkivlovgivningen, og skal tilgjengeliggjøres digitalt for de folkevalgte og allmennheten.

Saksbehandlingsregler

10. Møteplaner

Møte i folkevalgte organer holdes på de tidspunkter som er vedtatt av kommunestyret, og ellers når organets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det, jf. kommuneloven § 11-2 andre ledd.

11. Saksliste og innkalling til møter, jf. kommuneloven § 11-3.

Leder av folkevalgte organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte. Innkalling til møtet skal sendes til organets medlemmer med rimelig varsel, og som hovedregel senest en uke før møtet.   Innkallingen skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles. Saksdokumentene sendes ut sammen med innkallingen. En sak skal settes på sakslisten hvis minst 1/3 av organets medlemmer krever det.

12. Forfall til møter

Har et medlem eller et innkalt varamedlem gyldig forfall til møtet, skal vedkommende straks melde det til politisk sekretariat og sin gruppeleder. Gruppeleder kaller inn varamedlem fra den gruppen der det er forfall. Gruppeleder setter møteleder i kopi ved innkalling av vara. Varamedlemmer skal så langt mulig innkalles i den nummerorden de er valgt, jf. kommuneloven § 7-10 første ledd.

Tilsvarende gjelder dersom det tas opp spørsmål om et medlem eller innkalt varamedlem kan være inhabil til å delta i forbindelse med en sak som skal behandles i møtet.

Må et medlem eller innkalt varamedlem forlate møte under forhandlingene, skal vedkommende straks melde fra om dette til møteleder. Dersom det er praktisk mulig skal varamedlem tre inn.

Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og en representant eller et varamedlem som i nummerorden står foran innfinner seg, tar førstnevnte varamedlem del i møtet inntil den sak som er til behandling er ferdig.

Det skal alltid velges settemedlem ved permisjoner for tre måneder eller mer.

13. Kommunedirektørens møteplikt og talerett, jf. kommuneloven § 13-1 femte ledd.

Kommunedirektøren har møteplikt og talerett i alle folkevalgte organer, med unntak av kontrollutvalget. Kommunedirektøren kan la en av sine underordnete utøve denne retten på sine vegne.

14. Ordførers møte-, tale og forslagsrett, jf. kommuneloven § 6-1 tredje ledd.

Ordfører har møte-, tale og forslagsrett i alle kommunale folkevalgte organer. I kontrollutvalget har ordfører likevel bare møte- og talererett. Ordfører har bare stemmerett i organer der han er valgt medlem. Ordføreren kan la et annet medlem av kommunestyret representere seg i de organene han ikke er medlem av.

15. Møteleder, jf. kommunelovens § 11-2 tredje ledd

Møte i folkevalgte organer ledes av organets leder eller nestleder. Hvis begge har forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg, jf. kommuneloven § 11-2 tredje ledd.

16. Åpne eller lukkede møter, jf. kommuneloven § 11-5.

Møter i folkevalgte organer holdes som hovedregel for åpne dører.
Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte:

  • Når det skal behandle en sak som gjelder arbeidstakers tjenstlige forhold.
  • Når det foreligger lovbestemt taushetsplikt.

Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte hvis ett av følgende vilkår er oppfylt:

  • Hensynet til personvern krever at møtet lukkes.
  • Hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier at møtet lukkes, og det vil komme frem opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt fra innsyn etter offentlighetsloven hvis de hadde stått i et dokument.

Et folkevalgt organ eller møtelederen kan vedta at debatt om lukking av et møte skal holdes i lukket møte. En avstemning om eventuell lukking av et møte skal holdes i åpent møte. Avgjørelse om å lukke møtet skal føres i protokollen, og hjemmel for avgjørelsen skal fremgå av protokollen.

17. Taushetsplikt

Folkevalgte har taushetsplikt etter reglene i forvaltningsloven § 13 flg.
Dette innebærer at folkevalgte har plikt til å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det en i forbindelse med tjenesten som folkevalgt får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

18. Fjernmøter, jf. kommuneloven § 11-7

Alle kommunale organer kan holde møter som fjernmøte.
Fjernmøte innebærer at deltakerne ikke sitter i samme lokale, men at de via tekniske hjelpemidler likevel kan se, høre og kommunisere med hverandre. Kravene som ellers gjelder for møter, gjelder også for fjernmøter.
Et møte som skal lukkes etter kommuneloven § 11-5 andre ledd, kan ikke holdes som fjernmøte.

19. Møtets åpning

Møteleder foretar navneopprop av medlemmene.
Er minst halvparten av medlemmene til stede, er organet vedtaksført og møtet settes, jf. kommuneloven § 11-9 første ledd.
Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke medlemmene forlate møtet uten på forhånd å melde fra til møteleder.
Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder fra til møtelederen før de tar sete.

20. Spørretime i kommunestyret

Umiddelbart før kommunestyrets møter settes gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig spørretid i møtesalen. Dette gjelder imidlertid ikke i forbindelse med kommunestyrets budsjett-, handlingsprogram og kommuneplanmøter og heller ikke ved ekstraordinære møter.

Foreligger det ingen spørsmål ved møtets begynnelse eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, settes møtet og forhandlingene begynner etter foreliggende saksliste. Straks forhandlingene er begynt, bortfaller spørretiden.

Alle personer som er bosatt i kommunen kan stille spørsmål til ordføreren, kommunestyret eller det enkelte medlem av kommunestyret. Kommunestyrets medlemmer kan ikke selv delta som spørrere.

Rettes spørsmålet til kommunestyret, avgjør ordføreren hvem som skal besvare spørsmålet.

For å sikre at svareren kan gi et tilfredsstillende svar, bør spørsmålene som hovedregel være forelagt ordføreren senest 3 dager før møtet. Spørsmålene skal i hovedsak være muntlige fremsatt av spørsmålsstilleren. Men også skriftlige spørsmål kan stilles. Disse leses i så fall opp av ordføreren. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere.

Spørsmålene skal være korte, og det må normalt kun ta 1 minutt å stille dem og inntil 2 minutter å besvare dem. Utover dette kan det likevel gis tid for inntil 2 korte replikker. Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten avvises. Spørsmål som etter ordførerens oppfatning bør stilles til den kommunale administrasjon, avvises.

Spørsmål som ikke kan besvares forsvarlig umiddelbart, utsettes til neste møte. Oppstår det tvil om forståelsen av disse retningslinjer, avgjør ordføreren spørsmålet. Er et medlem ikke enig i ordførerens avgjørelse, kan medlemmet etter spørretiden forlange at spørsmålet tas opp til ny behandling på neste møte med offentlig spørretid.

21. Innbyggerforslag

Innbyggere i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet. Kommunestyret skal ta stilling til forslaget hvis det har minst 300 underskrifter fra innbyggere i kommunen, jf. kommuneloven § 12-1.
Kommunestyret plikter å ta stilling til forslaget senest seks måneder etter at det er fremmet. Denne tidsfristen gjelder ikke hvis forslaget blir henvist til behandling i forbindelse med en pågående plansak etter plan- og bygningsloven. Forslagsstillerne skal informeres av kommunedirektør om vedtak som treffes, og om tiltak som gjennomføres som følge av forslaget.
I samme valgperiode kan det ikke fremmes forslag med samme innhold som et tidligere innbyggerforslag. Det kan heller ikke fremmes innbyggerforslag med samme innhold som en sak som er behandlet av kommunestyret i løpet av valgperioden. Kommunedirektør skal kun vurdere om de formelle vilkårene for å fremme innbyggerforslag er oppfylt. Kommunestyret tar selv stilling til om et forslag kan fremmes og om det aktuelle forslaget gjelder kommunens virksomhet.
Et forslag som er fremmet etter denne bestemmelsen, og som blir nedstemt i kommunestyret, kan bare påklages dersom forvaltningsloven eller annen lov gir klagerett.

22. Rekkefølgen for behandling av sakene

Sakene behandles i den rekkefølge de er nevnt i innkallingen. Det folkevalgte organet kan likevel bestemme en annen rekkefølge.
Interpellasjoner og grunngitte spørsmål i kommunestyret behandles etter de øvrige sakene.

23. Utsettelsesforslag, jf. kommuneloven § 11-3 fjerde ledd

Et folkevalgt organ kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak som er oppført på den utsendte sakslisten. Utsettelsesforslag skal begrunnes. Når det fremmes utsettelsesforslag, skal dette settes under votering umiddelbart, før man eventuelt går videre med realitetsbehandlingen av saken. Innlegg som angår sakens realitet, skal i denne fase avbrytes av møteleder som saken uvedkommende.

Formannskap og/eller hovedutvalg kan innstille på at overordnet organ utsetter saken. Det overordnede organ bør utsette saken, dersom tiden tillater dette uten at tidsfrister brytes eller at det er til stor ugunst for noen. Det overordnede organ kan likevel velge å behandle saken.

24. Sak som er tatt opp til behandling

Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller organet har vedtatt å utsette forhandlingene om saken.

25. Sak som ikke er nevnt i innkallingen mv., jf. kommuneloven § 11-3 siste ledd.

Et folkevalgt organ kan fatte vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. På tilsvarende måte kan organet fatte vedtak i en sak der saksdokumentene ikke er sendt ut sammen med innkallingen, hvis ikke møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det.

Hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg at det fattes vedtak i saken, føres denne opp til behandling i et senere møte.

26. Inhabilitet for folkevalgte, jf. kommuneloven § 11-10.

Bestemmelsene om inhabilitet i forvaltningsloven kapittel II gjelder ved behandlingen av saker i folkevalgte organer.
En folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtak i en sak som ansatt i kommunen, er inhabil til senere å behandle den samme saken i et folkevalgt organ i kommunen. Dette gjelder ikke når årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan behandles i et folkevalgt organ.

Når en klage skal behandles etter forvaltningsloven § 28 andre ledd (intern kommunal klageinstans), er en folkevalgt som har vært med på å forberede eller treffe vedtaket, inhabil til å delta i klageinstansens behandling av vedtaket, eller i forberedelsen av vedtaket for klageinstansen.

En folkevalgt er ikke inhabil når det skal velges personer til offentlige tillitsverv, eller når det fastsettes godtgjøring o.l. for slike verv.
Spørsmål om inhabilitet avgjøres av organet selv, uten at vedkommende medlem deltar, jf. forvaltningsloven § 8 andre ledd.

Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre medlemmet inhabil. Før spørsmålet avgjøres bør varamedlem innkalles til møte og delta ved avgjørelsen, dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille.

Den som er inhabil skal forlate møtet. Er møtet lukket skal vedkommende forlate møterommet. Er møtet åpent er det tilstrekkelig at vedkommende tar plass blant tilhørerne.

Avgjørelse om inhabilitet skal protokollføres og hjemmelen for avgjørelsen skal fremgå.

27. Møtelederens redegjørelse for saken

Møtelederen leser opp sakens navn. Deretter gjengis forslaget til vedtak. Ved dissens gjør møtelederen oppmerksom på stemmetallene i innstillingen.
Møtelederen gjør oppmerksom på eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen ble lagt fram. Møteleder utreder saken så langt det er påkrevet.

28. Talernes rekkefølge

Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem.

29. Ordskiftet

Taleren skal henvende seg til møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg til den sak eller den del av saken ordskiftet gjelder. Møteleder skal påse at det blir gjort.

30. Utestengning

Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke lov å lage bråk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall.

Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen gi advarsel – om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg ikke etter dette, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet.

31. Møtelederens stilling under ordskiftet

Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet.

Vil møtelederen ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal møteleder overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jf. pkt. 15.

32. Avgrensning av ordskiftet i kommunestyre og formannskap

Før ordskiftet i en sak er begynt, og under ordskiftet, kan organet med alminnelig flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Ingen innlegg skal vare mer enn 10 minutter.

Fra dette kan det med alminnelig flertall gjøres unntak for kommunedirektør og for gruppelederne. En taler som har fått ordet to ganger og igjen forlanger ordet, får dette bare til korte merknader.

33. Replikk-ordskifte i kommunestyret

Finner ordføreren at det vil være av betydning for det videre ordskiftet, kan ordfører tillate korte replikker – taletid på 1 minutt – i tilknytning til siste talers innlegg. Det må bes om replikk senest når taleren er på vei tilbake til plassen sin. En replikk skal normalt munne ut i et spørsmål.

34. Avslutning av ordskiftet

Finner organet at en sak er drøftet ferdig, kan det med alminnelig flertall vedta å avslutte ordskiftet om saken.

35. Forslag

Forslag i saker oppført på sakslisten kan fremmes inntil møteleder setter strek for ordskiftet. Forslag kan ikke settes fram av andre enn organets medlemmer.
Forslaget skal fremsettes skriftlig. Det skal fremgå hvilken sak forslaget gjelder og hvem som fremmer forslaget.

Muntlige forslag kan fremmes i følgende tilfeller:

  • forslag om hvem som skal velges eller ansettes
  • utsettelsesforslag
  • forslag om å sende en sak til folkevalgt organ

Møtelederen refererer forslagene.

36. Saken tas opp til avstemning

Når ordskiftet er ferdig, tas saken opp til avstemning.

Medlem som tiltrer forsamlingen etter at behandlingen av en sak har begynt, skal delta ved avstemningen i saken dersom medlemmet har hatt mulighet til å sette seg inn i saken og vet hva som er voteringstema.

Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg og ansettelser kan medlemmene stemme blankt. Møteleder kan imidlertid ikke stemme blankt ved ansettelser.

Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølge for stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet.

37. Prøveavstemning

Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er den tilråding eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere punkter, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning - over hele tilrådingen eller hele forslaget.

38. Avstemning

Avstemning iverksettes på en av tre måter:

  1. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det.
  2. Utvalgssekretær legger forslaget til positiv votering i det digitale møtesystemet. Det voteres enten for eller mot forslaget, ev. for det forslaget man ønsker å støtte hvis to forslag settes opp mot hverandre. Stemme avlegges samtidig ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det, stemmes det kontra ved at de som stemmer for forslaget, rekker opp hånden.
  3. Medlemmer til folkevalgte organer skal velges ved forholdsvalg hvis minst ett medlem krever det, jf. kommuneloven § 7-4. Ved slikt valg skal det også være mulig å stemme blankt, jf. kommuneloven § 8-1 (se pkt. 36 over). Dersom organet ved rent flertall beslutter skriftlig valg, og det ikke er praktisk mulig å gjennomføre forholdsvalget digitalt, gjøres valget ved papirsedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller da opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg av folkevalgte organer og ved ansettelse. Se ellers pkt. 36.

Ved stemmelikhet i andre saker enn valg gjør møtelederens stemme utslaget, jf. kommuneloven § 11-9 andre ledd. Ved valg benyttes loddtrekning ved stemmelikhet. Ved valg gjelder for øvrig reglene i kommuneloven § 7-4 til § 7-8.

39. Avstemningsrekkefølge/avstemningsmåten

Dersom det foreligger flere forslag i en sak, skal det/de mest ytterliggående forslag settes under votering først ved positiv votering. Deretter skal forslag som innebærer mellomløsninger settes under votering.

Dersom det likevel er uenighet om avstemningsrekkefølgen eller avstemningsmåten, avgjør forsamlingen dette med alminnelig flertall, dog under hensyntagen til første avsnitt i denne bestemmelsen.

40. Avstemning – økonomiplan/årsbudsjett

Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemning over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det framsatt alternative forslag, og ingen av disse får alminnelig flertall ved første gangs avstemning, stemmes det deretter alternativt over de to forslag som fikk flest stemmer.

41. Spørsmål til møteleder

Ethvert medlem av et folkevalgt organ kan stille spørsmål til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten, jf. kommuneloven § 11-2.

Spørsmål til kommunestyret stilles som interpellasjoner eller grunngitte spørsmål, jf. pkt. 42 og 43.

Spørsmål til formannskapet eller andre utvalg opprettet av kommunestyret, stilles under agendapunktet «tatt opp i møtet», jf. pkt. 44.

42. Interpellasjoner i kommunestyret

Interpellasjoner er en skriftlig forespørsel som gjelder et prinsipielt spørsmål. Interpellasjonen skal være kort, og den skal ikke inneholde forslag til vedtak, begrunnelse eller kommentarer ut over det som er nødvendig for å klargjøre interpellasjonen. Interpellasjoner kan ikke stilles om saker som er til behandling i kommunale folkevalgte organer, eller med samme innhold som en allerede fremsatt interpellasjon som ikke er besvart.

 Behandling av interpellasjoner

Interpellasjoner må være meldt skriftlig til ordføreren minst 10 kalenderdager før møtet. Interpellasjonen skal settes på sakslisten.

Ordfører besvarer interpellasjoner. Interpellanten og ordfører kan under behandlingen av interpellasjonen få ordet to ganger før det åpnes for ordskifte blant kommunestyrets medlemmer.  

Taletiden ved behandling av interpellasjoner bør avgrenses til 5 minutter for første innlegg til interpellanten og den som svarer på interpellasjonen. Ellers bør taletiden settes inntil 3 minutter. Vedr. replikk, se pkt. 30. Behandlingen av en interpellasjon bør ikke vare mer enn maksimum 30 min.

Som hovedregel skal det ikke fattes realitetsvedtak i saker som ikke er utredet av kommunedirektøren. Eventuelle forslag til vedtak som fremmes under møtets behandling av interpellasjonen, vil være å anse som en ny sak som skal behandles etter kommunelovens § 11-3, femte ledd. Behandling av en slik sak kan bare skje hvis ikke møteleder eller 1/3 av kommunestyrets møtende medlemmer motsetter seg dette.

Et flertall i kommunestyret kan vedta hvordan interpellasjonen og ev. forslag som er fremmet i forbindelse med behandlingen av den, skal følges opp videre. 

43. Grunngitte spørsmål i kommunestyret.

Et grunngitt spørsmål er en skriftlig forespørsel til møtelederen som gjelder konkrete forhold eller saker.

 Behandling av grunngitte spørsmål

Grunngitt spørsmål må være meldt skriftlig til ordføreren minst 3 virkedager før møtet. Spørsmålet skal settes på sakslisten.

Ordfører besvarer grunngitte spørsmål. Spørreren og ordfører kan under behandling av grunngitte spørsmål ha ett innlegg hver som bør begrenses til 5 minutters varighet. De kan i tillegg ha ordet en gang hver der spørsmålsstiller kan komme med konkrete bemerkninger og/eller stille oppfølgingsspørsmål og ordfører svarer. Ingen andre kan ha ordet. 

44. Tatt opp i møte

Spørsmål kan stilles muntlig i møtet, og ev. sendes inn skriftlig på forhånd. Dette gjelder både spørsmål til saker og til saker som ikke står på sakslisten.

Spørsmål skal være korte å stille og korte å besvare. Spørsmål som krever nærmere undersøkelser, eller som er innkommet kort tid før møtet, kan ikke forventes å bli utfyllende besvart i møtet. Leder avgjør om spørsmålet skal besvares i møtet, eller i et senere møte.

Rutine ved innsending av skriftlige spørsmål

Skriftlige spørsmål sendes på epost til leder av utvalget med kopi til politikk@lillestrom.kommune.no. Alt etter spørsmålets art må leder sammen med kommunedirektør vurdere om spørsmålet skal besvares muntlig i møtet, om svaret også skal sendes på epost til utvalgets medlemmer, eller om det skal legges ved som et notat til en konkret sak.

Skriftlige spørsmål og svar skal refereres muntlig i møter, jf. møteprinsippet (se note 11-2-2 til kommuneloven). Protokollering av spørsmål/svar skjer i stikkordsform. Protokollering bør i størst mulig grad være fullstendig nok til at også andre enn de som var i møtet forstår svaret. 

Spørsmål som krever utredning av kommunedirektøren, må vedtas av et flertall av utvalgets medlemmer.  Med unntak av formannskapet, kan et folkevalgt organ kun vedta å bestille/utrede saker som det har delegert myndighet til å sluttbehandle.

45. Sendenemnder (deputasjoner)

Utsendinger fra sammenslutninger eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren 3 virkedager før møtet.

Kommunestyret avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør vedkommende tjeneste som leder i dette; ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir lederen meldingen når denne sak blir behandlet. Ellers gir lederen den etter at de saker som er nevnt i innkallingen, er behandlet.

46. Orden i salen og bygningen

Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og bygningen ellers. Møteleder skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant.

Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømmes eller vise vedkommende tilhørere ut.

Plakater, flygesedler, plagg med slagord eller liknende må ikke tas med i salen under møtene med mindre det kommunale organet samtykker.

47. Protokoll

Det skal føres protokoll over forhandlinger i folkevalgte organer. Protokollen skal inneholde:

  • Tidspunkt, varighet og møtested.
  • Hvem som møtte og hvem som var fraværende. Det skal fremkomme hvem som har deltatt i behandlingen av hver enkelt sak.
  • Behandling av forfall.
  • Lukking av dører og spørsmål om inhabilitet protokolleres sammen med hjemmel for avgjørelsene.
  • Hvilke saker som ble behandlet, herunder referatsaker og eventuelt.
  • Fremsatte forslag, bortsett fra de som ble trukket før avstemning.
  • Avstemninger og vedtak. Under hver sak protokolleres de forslag som er blitt fremsatt, med avstemningsresultat. Referatsaker, dvs. notater, brev, orienteringer, presentasjoner o.l. som ikke er tilknyttet en oppført sak, skal også protokolleres.
  • Eventuelle protokolltilførsler og mindretallsanker.

Vedtaket skal i størst mulig grad gjengi realiteten i de beslutninger som er fattet, uten å henvise til andre dokumenter i saken.
Protokollen fremlegges til godkjennelse, normalt som første sak på neste møte.

48. Protokolltilførsel

Ett eller flere medlemmer har rett til å få inn protokolltilførsler. Protokolltilførsel må varsles umiddelbart etter avstemningen, før neste sak tas opp til behandling. Protokolltilførselen leveres skriftlig eller elektronisk til møtelederen før møtet heves. Protokolltilførsel kan nektes hvis den har en sjikanerende form eller er unødig omfattende. Møtelederen avgjør om protokolltilførsel skal tillates. Dersom møtelederen ikke vil godta en protokolltilførsel, og det protesteres mot dette, skal organet ved votering avgjøre om protokolltilførselen skal tas inn i protokollen eller ikke.

49. Mindretallsanke i formannskap og hovedutvalg

Tre eller flere medlemmer i formannskap eller hovedutvalg kan sammen bringe avgjørelse truffet av organet inn for overordnet folkevalgt organ til avgjørelse. Mindretallsanke må settes fram før møtets slutt og begrunnes. Det er ikke tilstrekkelig ankegrunnlag at man er uenig i avgjørelsen.
Bestemmelsen gjelder ikke vedtak i formannskapet som ankeinstans. Adgang til mindretallsanke gjelder ikke i en sak som er undergitt rett til partsklage.
Overordnet organ må først ta stilling om anken skal realitetsbehandles eller ikke basert på ankens begrunnelse.

50. Lovlighetskontroll, jf. kommuneloven kapittel 27.

Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen kreve at departementet kontrollerer om et vedtak er lovlig. De nærmere vilkår fremgår av kommuneloven kapittel 27.

Delegasjon til formannskapet

  1. I medhold av kommuneloven § 8 nr. 3 delegerer kommunestyret til formannskapet myndighet til å treffe avgjørelser i alle saker som det etter lov er adgang til å delegere til formannskapet, og som ikke kommunestyret har vedtatt å legge til et annet organ.
    Kommunestyret skal likevel avgjøre saker som gjelder:
    1. hovedtrekkene i kommunens organisasjon
    2. kommunestyrets egen saksbehandling
    3. kommuneplan og andre langtidsplaner, utbyggingsoppgaver, handlingsprogram og boligbyggeprogrammer, samt andre planer og tiltak av overordnet betydning.
  2. Formannskapet delegeres myndighet til å avgi høringsuttalelser på vegne av kommunen med mindre sakene er av særskilt overordnet betydning.
  3. Formannskapet delegeres myndighet til å behandle saker som skal behandles i eierorganet i selskaper kommunen deltar i, og vedta mandat for kommunens representanter i eierorganet.
  4. I medhold av kommuneloven § 13 delegeres formannskapet myndighet til å treffe vedtak i hastesaker.

Delegasjon til hovedutvalg for miljø og samfunn

  1. I medhold av kommuneloven § 10 nr. 2 delegerer kommunestyret til hovedutvalg for miljø og samfunn myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde, med mindre myndigheten er lagt til et annet organ eller kommunedirektøren.
  2. Hovedutvalg for miljø og samfunn har samme ansvarsområde som det administrative tjenesteområdet for Klima og infrastruktur, samt
    de tre kommunalområdene i tjenesteområdet Samfunn og kultur: Samfunnsutvikling, By- og stedsplanlegging og Byggesak. Utvalget arbeider innen de rammer som følger av lov, forskrift, statlige rundskriv og pålegg og i henhold til de vedtak som fattes av kommunestyret.
  3. Hovedutvalget har vedtaksmyndighet innen sitt arbeidsområde i tråd med de bestemmelser og retningslinjer som er fastsatt i, eller i medhold av, lov og i henhold til det til enhver tid gjeldende økonomireglement og vedtak fattet av kommunestyret.
  4. Hovedutvalget skal ivareta kommunens forvaltningsansvar etter plan- og bygningsloven, med unntak av kommuneplanen, og behandler både byggesaker og plansaker, herunder:
    1. Fastsette planprogram, jf. § 12-9
    2. Avgjøre om reguleringsforslag skal fremmes (offentlig ettersyn), jf. §§ 12-10 og 12-11
    3. Avgjøre om konsekvensutredning skal unnlates, jf. § 12-10
    4. Treffe vedtak om mindre endringer i reguleringsplan eller vedta utfyllinger innenfor hovedtrekkene i reguleringsplan, jf. § 12-14
    5. Nedlegge midlertidig forbud mot tiltak, jf. § 13-1
    6. Behandle alle plan- og byggesaker som påklages, der kommunedirektøren innstiller på at klagen ikke skal imøtekommes. I den politiske behandlingen vil hovedutvalget måtte ta stilling til om kommunedirektørens avslag opprettholdes, eller om klagen skal imøtekommes.

      Hvis hovedutvalget velger å opprettholde avslaget i tråd med kommunedirektørens vedtak, oversendes saken til Statsforvalteren for endelig avgjørelse.
  5. Talsperson for barn og unge oppnevnt for valgperioden av kommunestyret har møte- og talerett i utvalget.

Delegasjon til hovedutvalg for helse og mestring

  1. I medhold av kommuneloven § 10 nr. 2 delegerer kommunestyret til hovedutvalg for helse og mestring myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde, med mindre myndigheten er lagt til et annet organ eller kommunedirektøren.
  2. Hovedutvalg for helse og mestring har samme ansvarsområde som det administrative tjenesteområdet for helse og mestring, og arbeider innen de rammer som følger av lov, forskrift, statlige rundskriv og pålegg og i henhold til de vedtak som fattes av kommunestyret.
  3. Hovedutvalget har vedtaksmyndighet innen sitt arbeidsområde i tråd med de bestemmelser og retningslinjer som er fastsatt i, eller i medhold av, lov og i henhold til det til enhver tid gjeldende økonomireglement og vedtak fattet av kommunestyret.

Delegasjon til hovedutvalg for oppvekst

  1. I medhold av kommuneloven § 10 nr. 2 delegerer kommunestyret til hovedutvalg for oppvekst myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde, med mindre myndigheten er lagt til et annet organ eller kommunedirektøren.
  2. Hovedutvalg for oppvekst har samme ansvarsområde som det administrative tjenesteområdet for oppvekst, og arbeider innen de rammer som følger av lov, forskrift, statlige rundskriv og pålegg og i henhold til de vedtak som fattes av kommunestyret.
  3. Hovedutvalget har vedtaksmyndighet innen sitt ansvarsområde i tråd med de bestemmelser og retningslinjer som er fastsatt i eller i medhold av lov og i henhold til det til enhver tid gjeldende økonomireglement og vedtak fattet av kommunestyret.

Delegasjon til hovedutvalg for kultur

  1. I medhold av kommuneloven § 10 nr. 2 delegerer kommunestyret til hovedutvalg for kultur myndighet til å treffe avgjørelser i saker som gjelder utvalgets ansvarsområde, med mindre myndigheten er lagt til et annet organ eller kommunedirektøren.
  2. Hovedutvalg for kultur har det samme ansvarsområdet som kommunalområdet Kultur og inkludering i tjenesteområdet Samfunn og kultur, og arbeider innen de rammer som følger av lov, forskrift, statlige rundskriv og pålegg og i henhold til de vedtak som fattes av kommunestyret.
  3. Hovedutvalget har vedtaksmyndighet innen sitt arbeidsområde i tråd med de bestemmelser og retningslinjer som er fastsatt i, eller i medhold av, lov og i henhold til det til enhver tid gjeldende økonomireglement og vedtak fattet av kommunestyret.

Delegasjon til kontrollutvalget

Kontrollutvalgets virksomhet følger kommunelovens kapittel 23 og forskrift om kontrollutvalg og revisjon. Utover dette gjelder saksbehandlingsregler for kommunale organer i Lillestrøm kommune så langt det passer.

Arbeidsområde

Kontrollutvalgets ansvar og myndighet følger av kommunelovens § 23-2. Dette inkluderer å påse at:

  • Kommunes regnskaper blir revidert på en betryggende måte
  • Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak
  • Det utføres forvaltningsrevisjon av kommunens virksomhet, og av selskaper kommunen har eierinteresser i, jf. § 23-3
  • Det utføres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper, jf. § 23-4
  • Vedtak som kommunestyret treffer ved behandlingen av revisjonsrapporter blir fulgt opp

Sekretariat

Sekretariatet skal være uavhengig av kommunens administrasjon og av den eller dem som utfører revisjonen for kommunen, jf. Kommuneloven § 23-7.
Viken kontrollutvalgssekretariat IKS (VIKUS) er kontrollutvalgssekretariat for Lillestrøm kommune.

Delegasjon til partssammensatt utvalg

Arbeidsområde

Utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, jf. kommuneloven § 5-11.

Dette inkluderer:

  • Saker der kommunestyret er ansettelsesmyndighet
  • Større organisatoriske endringer

Innstillingsrett

Utvalget innstiller til formannskapet i saker som er innenfor sitt arbeidsområde, men som skal vedtas av formannskap eller kommunestyre.

Vedtaksmyndighet

Utvalget vedtar retningslinjer og endring av disse for gjennomføring av kommunens arbeidsgiverpolitikk (f.eks. permisjons-, og arbeidsreglement og andre personalpolitiske reglementer og retningslinjer).

Delegasjon til arbeidsgiverutvalget

Arbeidsområde

Arbeidsgiverutvalget er kommunens sentrale utvalg i rene arbeidsgiversaker. Utvalget har hovedansvaret for å ta initiativ innen dette arbeidsområdet.

Vedtaksmyndighet

  • Utvalget har myndighet til å justere kommunedirektørens lønn innenfor budsjettets rammer. Justeringen tas opp i forbindelse med de årlige lokale lønnsforhandlinger.
  • Utvalget avgjør størrelsen på arbeidsmiljøutvalget
  • Utvalget orienteres om konfliktsaker på personalområdet som er av særlig betydning for utøvelse av arbeidsgiveransvaret

Delegasjon til valgstyret

Valgstyrets arbeidsområde følger av Valgloven med forskrifter.
Valgstyret delegeres all myndighet innenfor sitt arbeidsområde, og det fatter nødvendige vedtak i medhold av valgloven, herunder:

  • Oppnevning av stemmestyrer
  • Vedtak om kommunens inndeling i stemmekretser

Delegasjon til klageutvalget

Klageutvalget behandler klager over enkeltvedtak fattet i Lillestrøm kommune bortsett fra vedtak hvor:

  • Særlov fastsetter en annen klageinstans.
  • Departementet er klageinstans etter forvaltningsloven § 28 andre ledd.
  • Statlig organ er klageinstans for vedtak truffet i henhold til myndighet delegert fra et statlig forvaltningsorgan, jf. forvaltningsloven § 28 andre ledd.
  • Kommunestyret har lagt avgjørelsesmyndighet til en annen særskilt klageinstans.

Klageutvalget skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Den kan pålegge underinstansen å foreta nærmere undersøkelser.

Klageutvalget prøver alle sider ved det påklagede vedtak, og kan ta hensyn til nye omstendigheter og opplysninger som foreligger på vedtakstidspunktet. Utvalget kan avvise saken, oppheve, endre eller stadfeste det påklagede vedtak, jf. forvaltningsloven § 34.

Delegasjon til vilt- og fiskeutvalget

Vilt- og fiskenemnda skal arbeide for at vilt og fisk og dets leveområder skal forvaltes slik at naturens produktivitet og artsrikdom bevares. Forvaltningen skal legge til rette for en lokal, langsiktig forvaltning med næringsmessig og rekreasjonsmessig nyttiggjøring av vilt- og fiskeressursene.

Arbeidsområde

Utvalgets arbeidsområde følger av viltloven og lakse- og innlandsfiskeloven. Dette inkluderer:

  • Implementere nasjonale føringer i den lokale vilt- og fiskeforvaltningen
  • Gi uttalelser, oppgaver med mere som loven pålegger utvalget
  • Være et rådgivende organ for kommunale og sentrale myndigheter i spørsmål angående vilt, fisk og vilt- og fiskeforvaltning
  • Arbeide med tiltak for å forebygge beiteskader og viltpåkjørsler

Vedtaksmyndighet

Vilt- og fiskeutvalget fatter vedtak innenfor eget arbeidsområde og innenfor de rammer som er fastsatt viltloven og lakse- og innlandsfiskeloven, herunder:

  • Forvalte bevilgede midler innenfor budsjettets rammer og forutsetninger

Innstillingsrett

Vilt- og fiskeutvalget innstiller til formannskapet i saker som er innenfor sitt arbeidsområde, men som skal vedtas av formannskap eller kommunestyre, herunder:

  • Årsbudsjett, handlingsprogram og plansaker innen sitt arbeidsområde
  • Vilt- og fiskeoppgaver av prinsipiell karakter
  • Saker som har eller kan ha betydning for arbeidsområdet

Uttalelsesrett

Vilt- og fiskeutvalget har rett til å uttale seg om utvelgelse av medlemmer til fallviltgruppa.

Delegasjon til eldrerådet, rådet for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsrådet

Rådenes oppgaver følger av forskrift om medvirkningsordninger og kommuneloven § 5-12.

Rådene er rådgivende organ for kommunen og har rett til å uttale seg i saker som gjelder henholdsvis eldre, personer med funksjonsnedsettelse og ungdom. Rådene skal ikke behandle saker som gjelder avgjørelser overfor enkeltpersoner.

Rådene kan også ta opp saker på eget initiativ, jf. forskrift om medvirkningsordninger § 2. Dersom en slik sak krever behandling eller vedtak utover rådet selv, legges saken fram for folkevalgt organ med vedtakskompetanse i henhold til delegasjonsreglementet.

Rådenes møter legges i forkant av møtene til hovedutvalgene slik at rådenes uttalelser følger sakene i den videre politiske behandlingen.
Utvalgssekretær for hvert av rådene utarbeider hvert år en årsmelding om henholdsvis eldrerådets, rådet for personer med funksjonsnedsettelse og ungdomsrådets virksomhet. Årsmeldingene behandles i kommunestyret.

Tilgjengelighetsgruppa

Tilgjengelighetsgruppa er en del av rådet for personer med funksjonsnedsettelse. Den består av de 6 brukerrepresentantene i rådet.

Tilgjengelighetsgruppa uttaler seg på vegne av rådet for personer med funksjonsnedsettelse i utbyggingssaker:

  • Reguleringsplaner:
    Tilgjengelighetsgruppa uttaler seg i alle reguleringsplaner og sender sine uttalelser til ansvarlig saksbehandler i kommunen.
  • Rammesøknader:
    Saksbehandler i kommunen er ansvarlig for å informere tilgjengelighetsgruppa om rammesøknader for større bygg umiddelbart etter at søknad er mottatt, og å informere søker om at de må ta kontakt med tilgjengelighetsgruppa for et møte. Dette gjelder både for næringsbygg, boligblokker, offentlige bygg osv.
    Referat fra møtet sendes både rådet for personer med funksjonsnedsettelse og saksbehandler. Saksbehandler tar med referatet på befaringer for å sikre at innspillene følges opp.

Tilgjengelighetsgruppa kan gjennomføre befaringer på offentlig bygg.

Delegasjon til inkluderingsutvalget

Utvalget er et rådgivende organ for kommunen og har rett til å uttale seg i politiske prosesser som gjelder inkludering av ulike minoritetsgrupper. 

Utvalget skal ikke behandle saker som gjelder avgjørelser overfor enkeltpersoner. 

Utvalget kan ta opp saker på eget initiativ, jf. forskrift om medvirkningsordninger § 2. Dersom en slik sak krever behandling eller vedtak utover rådet selv, legges saken fram for folkevalgt organ med vedtakskompetanse i henhold til delegasjonsreglementet.

Utvalgets møter legges i forkant av møtene til hovedutvalgene, slik at rådenes uttalelser følger sakene i den videre politiske behandlingen.

Utvalgssekretær utarbeider hvert år en årsmelding om utvalgets virksomhet. Årsmeldingen behandles i kommunestyret. 

Reglement for oppgaveutvalg

Formål og hovedprinsipper

Formålet med oppgaveutvalg er å styrke samarbeidet mellom politikere og innbyggere, og å styrke det politiske lederskapet ved at politikken kommer tidligere inn i prosessen med politikkutviklingen.

Utvalgene er midlertidige, rådgivende og tematisk avgrenset, og de skiller seg fra andre folkevalgte organ ved at de også har med innbyggere.

Det skal opprettholdes et tydelig skille mellom administrasjon og politikk i utvalgene. Kommunedirektøren innstiller ikke til utvalgene, men kan bidra med fagkunnskap ved behov. Administrasjonen skal ikke være en del av diskusjonene eller komme med vurderinger av innspillene underveis.

Oppgaveutvalgene ses på som medvirkning til spesifikke saker, f.eks. utviklingen av en plan eller strategi. Når rapporten fra et oppgaveutvalg er godkjent av kommunestyret, går den videre til administrativ behandling som en del av saksutredningen. Kommunedirektørens utredningsplikt ligger i denne fasen, og kommunedirektøren er ikke bundet til å følge opp innspillene fra oppgaveutvalget dersom faglige vurderinger tilsier noe annet. Saken går deretter til politikken i vanlig saksgang.

Valg og sammensetning

Oppgaveutvalgene skal normalt bestå av 15 medlemmer: 5 politiske representanter og 10 innbyggere. Medlemmene velges av kommunestyret. Kommunestyret velger leder og nestleder av de 5 politiske representantene. De politiske representantene skal være faste medlemmer av kommunestyret eller et hovedutvalg. Det oppnevnes ikke varerepresentanter.

Kommunedirektøren er ansvarlig for å rekruttere innbyggere. Mandatet til oppgaveutvalget skal inneholde en kompetanseprofil for de 10 innbyggerne, og kommunedirektøren annonserer med utgangspunkt i disse. Kommunedirektøren fremmer sak om valg av innbyggere direkte til kommunestyret med en vurdering ut fra kompetanseprofilene.

Mandat

Administrasjonen utformer forslag til mandat. Dette behandles i hovedutvalg (dersom det er naturlig ut fra oppgaveinnhold) og formannskap før endelig vedtak i kommunestyret.

Mandatet skal inneholde:

  • Beskrivelse av utvalgets oppdrag med bakgrunn og formål
  • Sammensetning av utvalget – kompetanseprofil for medlemmene. Dette kan være type utdanning/erfaring eller kun personlige egenskaper som kjønn, alder, bosted etc.
  • Tidsplan
  • Økonomi

Ansvar og roller

Kommunestyret oppretter oppgaveutvalgene og vedtar deres mandat. Kommunestyret velger også medlemmene, både de folkevalgte og innbyggerne. Valget bør gjennomføres som avtalevalg. Kommunestyret godkjenner rapporten fra utvalget før den går videre til administrativ behandling.

Politikernes rolle

  • Politikerne som velges til oppgaveutvalget bør ha særskilt interesse for utvalgets tema.
  • Politikerne deltar på lik linje med innbyggerne om å forme forslag til politikk.
  • Leder av oppgaveutvalget har ansvar for at utvalget leverer i henhold til det mandatet de har fått av kommunestyret.
  • Nestleder bistår leder, og stiller i leders fravær.
  • Leder og nestleder har ansvaret for forankring av arbeidet i hovedutvalg, formannskap eller kommunestyret dersom det er behov underveis i arbeidet.

Innbyggernes rolle

  • Innbyggerne representerer kun seg selv, ikke lag/forening eller lignende, med mindre dette er tydelig spesifisert i kompetanseprofilen.
  • Innbyggerne i utvalget er likestilt med politikerne.

Administrasjonens rolle

  • Administrasjonen utformer forslag til mandat. Mandatet behandles i hovedutvalg, dersom det er naturlig ut fra oppgaveinnhold, og formannskap før endelig vedtak i kommunestyret.
  • Administrasjonen er ansvarlig for å finne/skaffe kandidater til innbyggerrepresentanter.
  • Administrasjonen bistår med sekretariatsfunksjoner for utvalget.
  • Administrasjonen bidrar med fagkunnskap gjennom å holde innlegg eller forberede notater. Administrasjonen skal ikke ta del i diskusjonen i møtet eller vurdere innspillene underveis.

Levering

Oppgaveutvalget skal oppsummere arbeidet sitt i en rapport, med mindre annet er spesifisert i mandatet. Rapporten leveres direkte til kommunestyret som godkjenner rapporten, ev. sender den tilbake til utvalget med en begrunnelse dersom de mener at utvalget ikke har svart ut oppgaven godt nok. Etter godkjenning i kommunestyret går rapporten videre til administrativ behandling som grunnlagsdokument i den saken der den hører hjemme.